La digitalisation et la signature électronique de documents
D’aucune entreprise aujourd’hui n’ignore l’existence de la signature électronique. Toutefois, et bien que faisant partie intégrante du processus de transformation digitale de toute organisation, la signature électronique n’est pas encore utilisée par tous. Or, il s’agit d’une composante substantielle de la dématérialisation des différents processus en l’occurrence quand il est question de l’associer à un système de gestion documentaire. La digitalisation et la signature électronique sont désormais intimement liées et cette dernière joue un rôle prépondérant dans la réussite du processus de digitalisation.
L’apport de la signature électronique à la digitalisation
L’utilisation de la signature électronique peut être appliquée sur un document digital comme un bon de commande, un contrat de travail, un paiement, un devis, ou encore un contrat de vente. Le nouveau contexte mondial fortement impacté par la crise sanitaire a conduit à l’accélération de la digitalisation des organisations incluant l’utilisation de la signature électronique. Aussi, le recours massif au télétravail, du fait des confinements, a impliqué la nécessité de signer des documents à distance.
A ce sujet, une étude a été menée quant à l’importance de la signature électronique auprès des éventuels utilisateurs. Les résultats font ressortir que selon 48% des interviewées estiment que ce moyen digital permet la réduction des délais, 43% considèrent que la signature électronique représente une alternative idéale pour réduire l’utilisation du papier et 38% pensent que cet outil est synonyme de sécurité juridique.
D’ailleurs, les entreprises qui sont équipées par les solutions appropriées de signature électronique ont réussi à poursuivre leur activité pendant le temps de la crise. A contrario, les organisations qui utilisent encore la signature physique sur les documents, ont trouvé des difficultés notoires en l’occurrence au niveau des fonctions commerciales, comptables ou encore des ressources humaines.
Comment signer un contrat de travail électronique ?
La signature électronique est devenue un élément essentiel pour les Ressources Humaines et ce, en raison du fait qu’elle simplifie le processus de recrutement tout en l’optimisant. D’ailleurs, les signatures électroniques ont été reconnues légales dans l’Union européenne selon le Règlement européen eIDAS. Contrairement à la signature d’un contrat de travail papier, l’électronique doit suivre un processus de plusieurs étapes afin d’être finalisée. En effet, il y a d’abord des tâches à effectuer du côté du responsable recrutement suite auxquelles, le futur employé prend le relais pour imposer sa signature.
De manière générale, le responsable de recrutement fait appel à une plateforme de signature électronique afin d’envoyer le contrat de travail en ligne. Il devra d’abord se créer un compte à partir duquel il téléchargera ledit contrat depuis son poste de travail. Une fois, le contrat est configuré en fonction des données spécifiques à l’entreprise et au futur employé, le responsable procède ensuite à la configuration de l’envoi du document avant de le faire valider. Place à présent à l’action du candidat qui recevra un e-mail comportant un lien le renvoyant vers le contrat à signer. Il devra d’abord renseigner les informations le concernant, accepter les conditions générales et procéder par la suite au tracé de sa signature électronique en utilisant la souris, un style ou tout simplement son doigt avant de valider le processus de la signature du contrat de travail électronique.
Comment fonctionne la signature électronique ?
Le fonctionnement de la signature électronique se fait selon un processus de quelques étapes et engageant tous les signataires du document en question. Le demandeur de signature envoi au signataire un e-mail comportant un lien le renvoyant directement vers le document à signer. Lorsque l’intéressé prend le relai, il doit d’abord confirmer son identité grâce à un code envoyé par SMS à son numéro de téléphone. Suite à cela, le demandeur de signature reçoit un e-mail l’avisant de la conclusion du processus du côté du signataire. Les documents signés restent archivés dans l’espace client approprié.
Par ailleurs, il est impératif que le signataire ait le contrôle des données utilisées pour la création de la signature électronique et ce, de façon exclusive. Il faut savoir, à ce titre, que la satisfaction de ce type d’exigence appelle l’utilisation par les signatures électroniques d’une infrastructure à clé publique (ICP). Cette dernière consiste en une série de technologies, de rôles ainsi que de mécanismes permettant la génération et la gestion des clés cryptographiques et des certificats numériques. Ces derniers sont émis par des organisations dites des fournisseurs de services de confiance.
Quel type de signature électronique utiliser ?
La signature électronique décline des niveaux différents dont le choix dépend de certains facteurs tels que l’enjeu du document à signer ou encore l’usage de ladite signature. Cette configuration par niveau intervient dans le cas où il y aura litige où un haut niveau de fiabilité de la signature permet une contestation difficile de la validité du document signé ainsi que de tous les engagements qu’il renferme. Ainsi, il existe deux niveaux :
- La signature électronique à niveau standard : il s’agit d’une signature manuscrite apposée sur un appareil électronique comme lors de l’ouverture d’un compte bancaire ou en cas de besoin de taper le code secret d’une carte bancaire. Généralement, ce type de signature est dit numérique et elle détient une valeur juridique plutôt limitée compte tenu qu’elle ne puisse pas garantir l’authenticité et l’intégrité des données utilisées ou l’identité du signataire. Le recours à ce niveau 1 permet surtout la simplification des processus et des procédures internes.
- La signature électronique à niveau avancée : il s’agit du niveau le plus utilisé par les entreprises et est mise en place à travers le recours à une clé privée qui peut être accessible que par la seule personne signataire. La signature à niveau avancée permet l’identification des différents signataires, d’établir le lien entre la signature et son détenteur, ainsi que de garantir l’authenticité et l’intégrité du document signé.
La digitalisation d’une entreprise se concrétise à travers la mise en place de différents dispositifs dont celui de la signature électronique de divers documents. Ce procédé a déjà fait ses preuves en faisant gagner aux organisations du temps aussi bien en interne qu’en externe, gagner en frais de fournitures, garantir plus de sécurité et de rapidité d’action.
